【好展會(huì)網(wǎng)】 <p> 四、精心準(zhǔn)備 一旦決定了參加某一個(gè)展覽會(huì)，則要即刻開始積極籌備。展覽會(huì)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財(cái)力和精神呢？有人對(duì)展覽會(huì)上的參觀者作了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)影響他們記憶的因素主要有五條，建議參展商不妨從這里入手：<br /> <br /> 1、展品選擇 展品是參展商能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，展品有吸引力占到39%的比重，應(yīng)予重點(diǎn)考慮。選擇展品有三條原則，即針對(duì)性、代表性和獨(dú)特性。針對(duì)性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容；代表性是指展品要能體現(xiàn)參展商的技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及行業(yè)特點(diǎn)；獨(dú)特性則是指展品要有自身的獨(dú)特之處，以便和其它同類產(chǎn)品區(qū)分開來。<br /> <br /> 2、展示方式 展品本身大部分情況下并不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適應(yīng)圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實(shí)物，借助裝飾、布景、照明、視聽設(shè)備等手段，加以說明、強(qiáng)調(diào)和渲染。展品如果是機(jī)械或儀器要考慮安排現(xiàn)場(chǎng)示范，甚至讓參觀者親自動(dòng)手；如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現(xiàn)場(chǎng)品嘗，并準(zhǔn)備小包裝免費(fèi)派發(fā)；如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專場(chǎng)表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購(gòu)買欲望。<br /> <br /> 3、展臺(tái)設(shè)計(jì) 展臺(tái)設(shè)計(jì)的表面任務(wù)是要好看，根本任務(wù)則要幫助參展商達(dá)到展覽目的。展臺(tái)要能反映出參展商的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環(huán)境。因此，展臺(tái)設(shè)計(jì)在注重視覺沖擊力的同時(shí)，還要注意以下幾點(diǎn)：展覽會(huì)不是設(shè)計(jì)大賽，展臺(tái)設(shè)計(jì)要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)；展臺(tái)設(shè)計(jì)是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花；展臺(tái)設(shè)計(jì)要考慮參展商的公眾形象，不可過于標(biāo)新立異；展臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)不要忽略展示、會(huì)談、咨詢、休息等展臺(tái)的基本功能。<br /> <br /> 4、人員配備 人是展覽工作的第一要素，也是展覽成功與否的關(guān)鍵所在。展臺(tái)的人員配備可以從四個(gè)方面加以考慮：第一，根據(jù)展覽性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員；第二，根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量；第三，注重人員的基本素質(zhì)，如相貌、聲音、性格、自覺性，能動(dòng)性等。第四，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，如專業(yè)知識(shí)、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺(tái)人員要結(jié)合參展商品的特點(diǎn)，靈活應(yīng)付：如果是大眾消費(fèi)品應(yīng)著力樹立品牌形象，在消費(fèi)者中形成親和力；如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處；產(chǎn)品如具獨(dú)創(chuàng)性，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)其技術(shù)上的突破性。<br /> <br /> 5、客戶邀請(qǐng) 展覽會(huì)上若能顧客盈門當(dāng)然求之不得，但有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)門庭冷落的情況。這就要求參展商不應(yīng)被動(dòng)地等客戶到來，要有意識(shí)地邀請(qǐng)客戶來。可采取直接發(fā)函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現(xiàn)場(chǎng)宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請(qǐng)和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。企業(yè)參加展覽會(huì)時(shí)如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，會(huì)收到事半功倍的效果。 五、展臺(tái)工作管理 展臺(tái)工作是整個(gè)展覽工作最重要、最關(guān)鍵的階段，所有展覽籌備工作都是為了這個(gè)階段。展覽的價(jià)值主要在這一階段得到實(shí)現(xiàn)。如果籌備順利、充分，展臺(tái)工作將決定展出是否成功。如前所述，準(zhǔn)備工作相當(dāng)于搭臺(tái)，展臺(tái)工作相當(dāng)于唱戲。臺(tái)搭好了，演出還不算成功；戲唱好了，演出才算成功。 展臺(tái)工作指展覽會(huì)開幕期間展臺(tái)工作人員在展臺(tái)上的工作，包括展臺(tái)接待、展臺(tái)推銷、展臺(tái)記錄等工作。<br /> <br /> 1、展前工作 展前工作是指展臺(tái)人員抵達(dá)展出地至展覽會(huì)開幕前這一段時(shí)間所做的工作。展前工作既是籌備工作的最后沖刺階段，也是展臺(tái)工作的前奏。這一段 工作的特點(diǎn)：一是時(shí)間有限，沒有任何延長(zhǎng)的余地，因此相當(dāng)緊張；二是各項(xiàng)籌備工作齊頭并進(jìn)全面開展，事情多、環(huán)節(jié)多，容易忙亂，因此壓力相當(dāng)大。為了使各項(xiàng)工作按質(zhì)、按量、按時(shí)完成，必須進(jìn)行有效地管理。<br /> <br /> （1）展臺(tái)籌備 第一是計(jì)劃。開始工作之前，通盤考慮各方面的工作，詳細(xì)制定計(jì)劃，協(xié)調(diào)安排工作，尤其是相互關(guān)聯(lián)的工作一定要考試周到，比如運(yùn)輸和施工，施工和布置等。如果幾項(xiàng)工作互相銜接，就必須規(guī)定截止期。在展覽工作中，按時(shí)非常重要。各項(xiàng)工作要落實(shí)到人。制定好計(jì)劃后，可以編制工作進(jìn)度表。如果展臺(tái)規(guī)模小，可以由展臺(tái)經(jīng)理一人制定計(jì)劃、指揮。如果展臺(tái)規(guī)模大，則應(yīng)當(dāng)由各方面具體負(fù)責(zé)人制定細(xì)節(jié)計(jì)劃，由展臺(tái)經(jīng)理協(xié)調(diào)總計(jì)劃。 第二是布置。工作、時(shí)間和人員安排好后，必須通知到每個(gè)有關(guān)人員，并將計(jì)劃表發(fā)給展臺(tái)人員，讓其知道自己的工作任務(wù)、職權(quán)范圍、工作期限。除了讓有關(guān)人員知道自己的工作之外，還應(yīng)該知道相關(guān)人員和工作的前后銜接關(guān)系。 第三是監(jiān)督。展覽管理工作中要有檢查、監(jiān)督機(jī)制。各方面的負(fù)責(zé)人和展臺(tái)經(jīng)理要隨時(shí)、頻繁地檢查、監(jiān)督工作進(jìn)度和質(zhì)量，使展前工作嚴(yán)格按計(jì)劃實(shí)施。 第四是協(xié)調(diào)。一旦出現(xiàn)問題，立即設(shè)法調(diào)整、解決。必要時(shí)加人、加班。 第五是檢查。各項(xiàng)工作要檢查驗(yàn)收。對(duì)于委托的工作，比如展臺(tái)施工、道具租賃、展品運(yùn)輸?shù)榷紤?yīng)當(dāng)進(jìn)行檢查驗(yàn)收。檢查驗(yàn)收應(yīng)有書面憑據(jù)。檢查主要是為了保證工作質(zhì)量，同時(shí)檢查結(jié)果也是解決糾紛的憑據(jù)。 第六是聯(lián)絡(luò)工作。展臺(tái)人員在抵達(dá)展覽會(huì)所在地后，應(yīng)當(dāng)[Page]接觸到有關(guān)部門，首先，與當(dāng)?shù)卮砺?lián)系。當(dāng)?shù)卮硎煜きh(huán)境，可以幫助解決一些問題；其次，與展覽會(huì)各方面建立聯(lián)系，包括展覽會(huì)的新聞中心、問訊處、接待人員、技術(shù)人員、新聞經(jīng)理、以及現(xiàn)場(chǎng)組織經(jīng)理；第三，與運(yùn)輸公司聯(lián)系，如果是出境展出，還會(huì)涉及海關(guān)，也要建立關(guān)系；第四，與施工公司聯(lián)系。如果有可能，與提供展具、服務(wù)等單位也有直接聯(lián)系，這種人際關(guān)系有助于合同對(duì)方執(zhí)行合同，并在困難的條件下，能獲得其優(yōu)先服務(wù)；第五，如果是出境展出，與當(dāng)?shù)厥桂^、商務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，他們可以提供當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)情況。另外，視展出需要與其他有關(guān)方面建立聯(lián)系，比如：如果展出規(guī)模大，展出目的是宣傳，就可以與當(dāng)?shù)匦侣劽襟w建立聯(lián)系。到達(dá)展場(chǎng)后，要立即拜見展覽會(huì)負(fù)責(zé)人，建立聯(lián)系。 第七是展品、運(yùn)輸工作。主要是辦理有關(guān)手續(xù)，將展品運(yùn)抵展場(chǎng)、進(jìn)館、就位、開箱、清點(diǎn)、布置。清點(diǎn)要認(rèn)真，根據(jù)編號(hào)逐件清點(diǎn)，逐項(xiàng)核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)點(diǎn)多、點(diǎn)缺、損壞等情況應(yīng)按規(guī)定填寫原始憑證或受損報(bào)告書。空箱不要損壞，包裝材料等要保留在原箱內(nèi)，因?yàn)檎购蟛徽撌浅鍪郏剡\(yùn)都需要再包裝。需要操作的展品，一定要試運(yùn)作正常后才能在展覽期間示范。安排空箱搬運(yùn)、儲(chǔ)存。這項(xiàng)工作主要是與運(yùn)輸公司協(xié)調(diào)好。 第八是施工、布置工作。施工、布置是展前最突出的籌備工作。在開幕前，施工、布置工作必須100%的完成。展覽會(huì)開幕日期和時(shí)間完全沒有靈活性。因此，一定要計(jì)劃、安排、管理好施工、布置工作，按時(shí)按質(zhì)將展臺(tái)搭好。 第九是宣傳工作。在此之前，已向所有現(xiàn)有和潛在客戶做了宣傳工作。展臺(tái)人員抵達(dá)展出地后，主要是直接聯(lián)系、邀請(qǐng)最重要的客戶。與工商會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)聯(lián)系，特別是與展出產(chǎn)品有關(guān)的協(xié)會(huì)團(tuán)體聯(lián)系。邀請(qǐng)他們前往參觀展出。新聞工作是宣傳工作的一部分。如果需要就拜見展覽會(huì)新聞負(fù)責(zé)人，并熟悉新聞室及其活動(dòng)安排，提供自己的新聞稿。充分利用展覽會(huì)的新聞、宣傳、廣告活動(dòng)。 第十是公關(guān)工作。如果有比較大的活動(dòng)，比如開幕式、館日、貴賓訪問等，工作環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)比較多。這類工作宜委托給專業(yè)公關(guān)公司辦理。 第十一是行政工作。辦理入場(chǎng)證、停車證，安排雇傭臨時(shí)人員等，雖然是一些非主要工作，但是不辦妥可能會(huì)造成比較大的麻煩。因此也要細(xì)心一一辦妥。</p><br>
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